Management

Bij Oude Delft Makelaardij beheren we vastgoed voor beleggers en andere vastgoedeigenaren. Wij verzorgen alles, de begeleiding van onderhoud tot renovatie, van administratie tot verzekeringen, en van verhuur tot het innen van de huurpenningen. Het vastgoed rendeert zonder dat de eigenaren er omkijken naar hebben. En de huurders hebben beschikking over een goed onderhouden pand bij een betrouwbare beheerder. Tevens zorg je ervoor door Oude Delft Makelaardij in te schakelen voor het beheer van uw vastgoed dat je huurinkomsten onbelast zullen zijn.
Oude Delft Makelaardij heeft een heel team om zich heen van vaklui. Indien er mankementen en/of gebreken binnen de woning optreden zal de desbetreffende persoon z.s.m. ter plaatse zijn om het probleem waar te nemen, hier een passende offerte van te maken en indien de eigenaar akkoord gaat met de offerte de werkzaamheden zullen uitvoeren. In sommige gevallen worden er meerdere offertes opgevraagd om de offertes met elkaar te vergelijken. Oude Delft Makelaardij is bij het gehele proces betrokken.
Wat betreft het beheer zijn er 2 varianten, financieel en technisch beheer. Het is mogelijk de pakketten los van elkaar te nemen of de beiden pakketten te combineren.

Wij kunnen dus het financiële en technische beheer voor u uit handen nemen, hieronder zie je een overzicht van uit te voeren werkzaamheden bij het beheer van onroerend goed van derden:

De verzorging van de huurdersadministratie/ informatievoorziening/ administratieve werkzaamheden / sociaal beheer

1. Het opzetten en actueel houden van het huurdersregister van het complex.
2. Opstellen van het huishoudelijk regelement.
3. Professionele ondersteuning bij juridische kwesties (in juridische kwesties kan worden geadviseerd, maar de behandeling zal door externe partijen worden gedaan.) De kosten hiervoor zullen op basis van de werkelijke kosten door worden berekend aan de opdrachtgever.
4. Het verzorgen van de afwikkeling van de overdrachten. Hierbij wordt specifiek gelet op eventuele achterstanden in de betaling van de maandelijkse huurbetalingen.
5. Het voeren van schriftelijke en telefonische correspondentie met de huurders en opdrachtgever ten aanzien van de administratie.
Het informeren van nieuwe huurders over het complex. Ten aanzien van:
• De algemene voorwaarde (ROZ)
• Besluit klein herstel
• Huishoudelijk Reglement;
6. Sociaal beheer
7. Burenproblematiek en alle andere geschillen tussen huurders en huurders en derde partijen zullen worden opgelost middels burenoverleg aan de hand van het huishoudelijk reglement.

 

De verzorging van de debiteurenadministratie

1. Het gedurende het jaar bijhouden van de financiële administratie per huurder van het complex.
2. De beheerder (daartoe door de opdrachtgever gemachtigd) incasseert middels bankoverschrijving namens de opdrachtgever alle aan de opdrachtgever verschuldigde voorschotten voor gas, water, elektriciteit en gemeentebelasting, huurpenningen, borgsommen andere bijdragen bij de individuele huurders.
Indien men maandelijks een factuur wil ontvangen voor de maandelijkse verplichting, zal bij deze huurder € 5,00 exclusief BTW per factuur in rekening worden gebracht.
3. Indien het gehuurde zelfstandige woonruimte met een geliberaliseerde huurprijs betreft: vindt de jaarlijkse huurprijswijziging plaats op basis van de wijziging van het maandprijsindexcijfer volgens de consumentenprijsindex (CPI), reeks alle huishoudens (2015=100), gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS);
4. Het bewaken van eventueel optredende achterstanden in betaling volgens de daarvoor opgestelde incassoprocedure. “Wet buitengerechtelijke incassokosten”.
5. Het tussentijds informeren van de opdrachtgever betreffende eventuele achterstanden via mail.
6. Het voor de 6e van iedere maand afromen van de betaalrekening van de beheerder naar de spaarrekening van de opdrachtgever.
7. Borgstellingen van de huurders zullen in deposito blijven bij de beheerder. De beheerder zal toezien op een eerlijke toezegging van de borg en optreden als arbiter bij geschillen met betrekking tot de borg bij het einde van het huurcontract.

 

De verzorging van de crediteurenadministratie

1. Het registreren en archiveren van alle door de opdrachtgever ontvangen facturen.
2. Het namens de opdrachtgever tijdig betalen van de facturen.
3. Facturen ten aanzien van de verbruiken gas, elektra, water, de diverse contracten worden zoveel mogelijk per automatische afschrijving betaald.
4. Het namens de opdrachtgever verzorgen van alle ontvangsten, zoals incasso en diverse vergoedingen, etc.
5. Het doen van alle financiële uitgaven een en ander in overeenstemming met de mandaten afgegeven door de opdrachtgever.
6. Het tijdig afromen van de betaalrekening naar de spaarrekening van de opdrachtgever.

 

De verzorging van de boekhouding

1. Het verwerken van alle ontvangsten en uitgaven in de grootboekadministratie opgesteld in excel of exact-software
2. Het opstellen van de jaarstukken van de opdrachtgever naar model beheerder opgemaakt in excel of exact, bestaande
uit:
• De balans, met toelichting;
• De exploitatierekeningen, zo mogelijk aangevuld met de historische gegevens vanuit voorgaand boekjaar;
• Een overzicht van de voor- en achterstanden betreffende de individuele maandelijkse huurbetalingen van de huurders;
• Een overzicht van alle boekingen per grootboekrekening en alle daarop van toepassing zijnde facturen;
• Het verstrekken van een toelichting op de verschillende grootboekrekeningen;
• Het jaarlijks informeren van de huurders over de wijzigingen in de individuele maandelijkse huurbetaling.

 

De verzorging van de archivering

1. Het opzetten en beheren van het archief (waar mogelijk digitaal) van het complex. Hierin tevens begrepen het archiveren van de correspondentie met de huurders, leveranciers, bedrijven, technische zaken etc. De beheerder archiveert het lopende en het afgelopen boekjaar. Daarna wordt het overgedragen aan de opdrachtgever.
2. De verzorging van assurantie aangelegenheden.
3. Het afsluiten van verzekeringen op naam van de opdrachtgever.
4. Het in ontvangst nemen van de schademelding en deze doorsturen naar de verzekeraar.
5. De financiële afwikkeling van schademeldingen bij de verzekeringsmaatschappij.
6. Het bewaken van de ontvangsten van de schadepenningen.
7. De controle op de juistheid van de afgesloten polissen en het waar nodig actualiseren van de gegevens.
8. Het rapporteren c.q. terugkoppelen over de afwikkeling van de schade.
9. De gemaakte kosten voor schaderegeling worden bij de verzekeraar geclaimd.

Het verzorgen van het dagelijks onderhoud

1. Het behandelen van alle dagelijkse onderhoudszaken, in overeenstemming met de daarvoor bij de beheerder geldende procedures welke in overleg zijn vastgesteld. De opdrachtgever verleent hierbij machtiging aan de Beheerder voor het (doen) uitbesteden van onderhoudswerkzaamheden zulks tot een maximum bedrag van € 500,00 exclusief BTW per opdracht.
2. Het zowel mondeling als schriftelijk in ontvangst nemen van storingen en verzoeken tot herstel.
3. Het beoordelen van de melding in hoeverre deze voor rekening van de opdrachtgever moet worden afgehandeld, dan wel door het desbetreffende huurder zelf. De beoordeling vindt plaats aan de hand van de algemene voorwaarde huurovereenkomst van de Raad van Onroerende zaken (ROZ), het Huishoudelijk Reglement of het Besluit kleine herstellingen als bedoeld in artikel 240 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.
4. Het zo nodig ter plaatse inspecteren van het verzoek tot herstel, c.q. storing (indien altijd gewenst kan dit additioneel worden afgesproken).
5. Het verzorgen van de schriftelijke opdrachtverlening naar de aannemer, installateur, etc. Een afschrift van de opdrachtverlening wordt aan de factuur toegevoegd.
6. Het controleren op de uitvoering bij ontvangst van de factuur, evenals de hieraan verbonden goedkeuring.
7. Het namens de opdrachtgever aanvragen van onderhoudsovereenkomsten ten behoeve van de gemeenschappelijke installaties, gemeenschappelijke gedeelten en gemeenschappelijke zaken en de hiervoor benodigde offertes aanvragen en ter parafering en ondertekening voorleggen aan de opdrachtgever.
8. Het uitvoeren van herstel in geval van calamiteiten. In overeenstemming met het Huishoudelijk Reglement zal een terugkoppeling plaatsvinden naar de opdrachtgever.
9. Huurders informeren en adviseren betreffende de werkzaamheden.
10. Het in overleg met de opdrachtgever verzorgen van het aanvragen van offertes. Het beoordelen van de ontvangen offertes en het adviseren van de opdrachtgever over de gunning van de opdracht.
11. Het in overleg met de opdrachtgever verstrekken van de opdracht. De opdrachtverlening zal altijd schriftelijk geschieden.
12. Het houden van toezicht tijdens de uitvoering van werkzaamheden.
13. Het aanwezig zijn bij de eventuele (bouw)vergaderingen.
14. Het verzorgen van (tussentijdse) opleveringen, alsmede de bewaking op de juiste uitvoering van de eventueel geconstateerde gebreken welke tijdens de opleveringen zijn geconstateerd eventueel met een externe deskundige.
15. De controle van de facturen, alsmede de hieraan verbonden goedkeuring.
16. Het (tussentijds) informeren van de opdrachtgever omtrent de voortgang van de werkzaamheden, alsmede de financiële verslaglegging.
17. Het in overleg met het bestuur vaststellen van een schoonmaakprogramma (vergoeding op basis van werkelijke uren).
Het aan de hand van het schoonmaakprogramma en in overleg met de opdrachtgever controleren van de schoonmaakwerkzaamheden (vergoeding op basis van werkelijke uren). De kosten worden door berekende aan de opdrachtgever op basis van de werkelijke gemaakte kosten.
18. Het periodiek voeren van overleg met het schoonmaakbedrijf en de schoonmaakcommissie (vergoeding op basis van werkelijke uren). De kosten worden door berekende aan de opdrachtgever op basis van de werkelijke gemaakte kosten.
19. Verzorgen van de begeleiding van de groenvoorziening.

 

Het verzorgen van een 24-uurs dienst voor calamiteiten buiten kantooruren

1. Het telefonisch in ontvangst nemen van calamiteiten.
2. Het zo nodig ter plaatse inspecteren van de melding.
3. Het verzorgen van de opdrachtverlening naar de aannemer, installateur, etc.
4. De verdere afhandeling geschiedt in overeenstemming met de standaard meldingen.

Wilt u meer weten over Beheer?

Neem gerust contact met ons op.